Proses Manajemen Pubic Relations

Public Relation merupakan suatu bentuk kegiatan komunikasi dimana Public Relations lebih menitik beratkan kepada usaha untuk mempengaruhi pendapat public agar dapat bersikap, berpendapat, dan bertingkah laku seperti apa yang telah diharapkan, serta menumbuhkan suasana kerjasama, menciptakan saling pengertian antara public yang berkepentingan dengan perusahaan guna mendapatkan tujuan kedua belah pihak dalam suasana yang saling menguntungkan. 

Berdasarkan uraian tersebut, maka publik relations dapat diartikan sebagai suatu bentuk kegiatan yang sekaligus juga merupakan proses komunikasi. Oleh karenanya diperlukanlah suatu tahap yang memungkinkan proses dan kegiatan public relations itu dapat berjalan.

Adapun proses publik relations dibagi menjadi dua yakni

1. Proses Internal Public Relations
2. Proses Exsternal Public Relations

Dalam melaksanakan kegiatan Public Relations tersebut, terdapat tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan yang efektif. Tahapan-tahapan tersebut merupakan pola kegiatan komunikasi atau proses Public Relations. Adapun tahapan-tahapan itu menurut Scott M. Cutlip & Allen H. Center proses manajemen public relations sepenuhnya mengacu kepeda pendekatan manajerial. Proses perencanaan ini dapat dilakukan melalui “Empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut :

• Fact Finding :

Seorang PR harus bisa menjadi seorang intelejen perusahaan guna mengetahui permasalahan dan data yang diperlukan untuk mengetahui situasi perusahaan/organisasi saat ini. Untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini, salah satunya adalah dengan melakukan riset. Riset dapat dilakukansecara informal dan formal. Seorang PR harus mampu mendefinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga. 
Penelitian metode informal dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari mengontak informan yang dibutuhkan, melakukan focus group discussion, melakukan analisis online, dan lainnya. Sedangkan riset formal dapat dilakukan dengan mengkaji database online, menganalisis isi wacana, maupun melalui survey. Biasanya, setiap riset digunakan untuk melengkapi data yang ada dan menemukan situasi perusahaan terkini dan masalah yang perlu diatasi guna memberikan citra yang baik.

• Planning :

Setelah menemukan data dan permasalahan dari perusahaan/organisasi, maka diperlukan strategi dan cara untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Strategi yang dibuat haruslah tepat, jangan sampai strategi membuat langkah yang salah dan membuat permasalahan komunikasi yang baru bagi perusahaan, atau bahkan krisis di perusahaan tersebut. Strategi yang telah disusun kemudian diturunkan melalui berbagai program atau aktivitas yang dapat dilakukan secara konkret. Perencanaan yang dilakukan dapat meliputi misi dan peran, indikator keberhasilan, menentukan target audience, budgeting, timeline, dan aksi secara lebih rinci.

• Communicating :

Langkah ketiga dalam Manajemen PR adalah mengimplementasikan perencanaan strategi yang telah disusun. Dalam tahap ini PR harus mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Dalam eksekusi program, PR harus bisa membingkai pesan yang ingin disampaikan sehingga mudah diterima oleh target audience. Tentunya, aksi, strategi maupun program yang dilakukan harus responsif terhadap permasalahan. Program yang dilakukan pun harus terkoordinasi dengan baik guna mencapai hasil yang diinginkan. Rencanakan program anda sebaik mungkin, jangan lupa siapkan Plan B jika hasil tidak sesuai ataupun proses tidak berjalan sesuai rencana.

• Evaluating :

Proses Manajemen PR tidak hanya berhenti sampai perencanaan strategi dan implementasi program, namun membutuhkan proses evaluasi untuk mengukur keberhasilan program yang dilakukan. Tahap ini PR melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program, pengkomunikasian, sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi dari program tersebut. Dalam proses evaluasi, selain memungkinkan seorang PR untuk menilai efektivitas program PR yang sudah dilakukan,evaluasi juga membantu dalam menyusun perencanaan strategi dan program selanjutnya. Evaluasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya dengan melaksanakan riset evaluasi. Riset dilakukan untuk mengukur proses yang sudah dilakukan dengan standar indikator yang ditetapkan di awal perencanaan strategi.

Dalam prakteknya, keempat proses Manajemen PR ini akan terus dilakukan berkelanjutan. Proses yang berkelanjutan ini biasa disebut PR Cycle, terus berputar dan berkesinambungan. 

referrences:

• Cutlip, Scott M., Allen H. Center, Glen M. Broom. 2009. Effective Public Relations: Tenth Edition. United State of America: Prentice Hall
• Dan, Lattimore; Baskin, Otis; Arronoff, Craig. 1997. Public Relations: The Profession and The Practice. United States of America: Brown & Benchmark Publishers